Nama : 1. Mufarrohah 45213670
2. Nanda Putri Purwantari 46213330
3. Rosdiana Norminawati Purba 48213092
4. Ruli Novitasari 48213128
5. Yeni Sarah Hardiyanti 49213424
Kelas : 3DA02
Matakuliah : Sistem Informasi Manajemen #
Deadline : Kamis, 19 November 2015
Computer
Based Information System (CBIS)
Komputer mula-mula digunakan sebagai
Sistem Informasi Akuntansi (SIA), tapi kemudian disadari memiliki nilai
potensial sebagai suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM). Kemudian perhatian
meluas pada bidang lain seperti: Sistem Pendukung Keputusan (SPK), dan Sistem
Otomatisasi Perkantoran (SOP), dan Sistem Berbasis Pengetahuan. Kelima bidang
aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer yang disebut dengan
Computer Based Information System (CBIS).
Dalam CBIS dikenal dengan istilah
End User Computing yaitu pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis
komputer oleh para pemakai. Terdapat 4 pengaruh utama yang mendorong End User
Computing adalah:
- Meningkatkan pengetahuan tentang komputer
- Antrian jasa informasi
- Perangkat keras yang murah
- Perangkat lunak jadi
Dalam beberapa hal, tiap subsistem
CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang,
berfungsi dan pada akhirnya mati. Pada evolusi ini disebut Siklus Hidup Sistem.
Diantaranya:
- Perencanaan
- Analisis
- Rancangan
- Penerapan
- Penggunaan
Kebanyakan sistem dibuat sebelum
teknologi canggih berkembang, baik sistem yang memproses data perusahaan maupun
sistem yang melaksanakan fungsi dasar. Dengan ini, manajemen menyimpulkan bahwa
perlu dilakukan pendekatan baru atas sistem-sistem, dengan memanfaatkan
teknologi modern pula. Pengerjaan ulang terhadap sistem ini disebut dengan
Rekayasa Ulang.
Seiring berkembangnya CBIS, manager
merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat.
Setelah penerapan, manager mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem
tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggungjawab keseluruhan
manager dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis
informasi.
Pada awalnya para manager yang
menggunakan komputer merupakan orang-orang yang berpandangan jauh kedepan yang
mana memberikan keunggulan atas pesaing mereka. Manager sekarang benar-benar
tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Sebagian besar
perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis
komputer dan tidak dapat menanggani transaksi satu hari tanpanya.
Sistem
Otomatisasi Perkantoran (SOP)
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan
sebagai alat pemecahan masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan
antara manager untuk saling melakukan komunikasi lebih baik lagi selagi mereka
memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan
yang lebih baik dan lebih cepat.
Otomatisasi
dalam Pabrik
Otomatisasi adalah penggunaan mesin
untuk menjalankan tugas fisik yang biasanya dilakukan oleh manusia. Aplikasi
otomatisasi pertama kali dilakukan dalam pabrik pada akhir tahun 1950 dan
diberi nama numerical control. Kemudian mesin tersebut dirancang sedemikian
rupa sehingga dapat dikontrol langsung oleh mikrokomputer dan diberi nama
direct numerical control. Perkembangan yang lebih baru adalah robotics, CAD
(Computer Aided Design), dan CAM (Computer Aided Manufacturing).
Sejarah
Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran dimulai pada
tahun 1960 yaitu ketika IBM menemukan istilah word processing untuk menjelaskan
aktivitas divisi mesin ketik elektriknya. Lalu pada tahun 1964 IBM kembali
memasarkan mesin yang disebut MT / ST (Magnetic Tape / Selectric
Typewriter).
Pengertian
Otomatisasi Perkantoran
Sistem Otomatisasi Perkantoran
adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan
dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun
di luar perusahaan.
Otomatisasi perkantoran bertujuan
untuk mempermudah semua jenis komunikasi baik lisan maupun lisan.
Pihak yang
menggunakan Otomatisasi Perkantoran
Berikut merupakan pihak-pihak yang menggunakan
otomatisasi perkantoran adalah
- Manager
- Profesional adalah orang yang bertugas mengelola
sesuatu yang khusus dengan keterampilan tertentu.
- Sekretaris
- Klerk adalah orang yang bertugas membantu
sekretaris
Tujuan
Otomatisasi Perkantoran
Pada tahun 1980, tujuan otomatisasi
perkantoran hanya sebatas membantu tugas sekretaris dan klerk saja. Namun
seiring dengan berjalannya waktu, terdapat beberapa tujuan otomatisasi
perkantoran adalah
- Sebagai korespondensi ke dalam, artinya
memperoleh informasi untuk pemecahan masalah
- Pendapatan yang lebih tinggi lawan penghindaran
biaya, yaitu dengan cara menunda penambahan personel pada operasional
aktivitas kerja
- Pemecahan masalah kelompok, yaitu komunikasi pada
manajemen perusahaan untuk memecahkan masalah
- Pelengkapan bukan penggantian yaitu melengkapi
informasi interpersonal seperti: percakapan face to face, telepon, menulis
memo, dll
Aplikasi Otomatisasi
Perkantoran
Berikut beberapa aplikasi otomatisasi perkantoran:
- Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan
elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan
untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Peralatan tersebut ada 2 bentuk
yaitu dedicated word process dan general purpose computer.
- E-Mail adalah penggunaan komputer jaringan yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
- Voice Mail adalah mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, Anda
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada
Anda. Fasilitas yang dimiliki Voice Mail ini adalah store dan forward,
serta message distribution list.
- Electronic Calendering adalah penggunaan komputer
jaringan untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh
manager. Electronic calendering ini bersifat khusus dari aplikasi
otomatisasi perkantoran lainnya yaitu tidak benar-benar menyampaikan
informasi, melainkan ia hanya menyusun terjadinya komunikasi.
- Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan
komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang yang tersebar
secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
- Video Conferencing adalah seperti halnya audio
conferencing, video conferencing tidak melibatkan penggunaan komputer.
Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal video dan
audio.
- Computer Conferencing adalah penggunaan komputer
jaringan sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran
informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama
dengan E-Mail. Perbedaannya hanya terletak pada para penggunannya.
- Faximile adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilam dokumen pada suatu ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau kopi di ujung yang lain. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channelnya, dan pengoperasian peralatannya tidak lebih
sulit dari mesin fotokopi.
- Video Text adalah penggunaan komputer untuk
tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar. Materi tekstual
dapat berupa naratif, atau tabulasi dan disimpan pada penyimpanan sekunder
komputer.
- Image Storage dan Retrieval adalah penyimpanan
tampilan (image) dokumen yang dikarenakan ruang penyimpanan file pada
kertas sudah tidak mencukupi lagi atau penyimpanan untuk dokumen volume
besar dalam bentuk kertas dan ditransmisikan dalam bentuk penyimpanan
tampilan (image).
- Desktop Publishing adalah pembuatan output
tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh
typesetter.
Model
Otomatisasi Perkantoran
Berikut peranan informasi yang mengalir baik dari
maupun ke manager, yaitu:
- Berperan sebagai penghubung : manager memperoleh
informasi baik dari lingkungan perusahaan, dari unit operasi, dari unit
pendukung, dan lain-lain.
- Berperan sebagai pemimpin : manager memperoleh
informasi dari atasan maupun bawahan.
- Berperan sebagai pemonitor : manager menyampaikan
informasi kepada orang lain atau menggunakan informasi untuk pembuat
keputusan.
Mix
Otomatisasi Perkantoran
Manager akan menentukan Mix
Otomatisasi Perkantoran berdasarkan karakteristik perusahaan orang lain yang
terlibat dalam komunikasi, sumber daya yang tersedia, dan minat
perorangan.
Dalam beberapa kondisi, aplikasi
otomatisasi perkantoran mengganti metode komunikasi tradisional yaitu
diantaranya word processing digunakan sebagai alat pembuat memo, e-mail dan
voice mail digunakan untuk mengganti cara pemanggilan telepon. Beberapa
aplikasi otomatisasi perkantoran menawarkan peluang baru diantaranya video
conferencing digunakan untuk menghubungkan antara orang yang berada di kota
berbeda, prosesnya hampir sama dengan komunikasi tatap muka, electronic
calendering digunakan untuk mengkoordinir pertukaran informasi dan computer
conferencing digunakan untuk mengkomunikasikan pendapat para peserta. Otomatisasi
Perkantoran adalah alat pemecahan masalah, bahkan ketika manager tidak
mengoperasikan peralatan itu sendiri.
Sumber:
McLeod, Raymond, Jr. 2008. Sistem Informasi Manajemen
Edisi Kedelapan. Jakarta: Salemba Empat.
Margianti, E. S., dan Suryadi, H. S. 1994 .Seri Diktat
Kuliah : Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Gunadarma.